現場出発のための準備をします。
今日作業する案件の図面を見直したり、住所を確認してスマホに住所を打ち込んだり。
情報が多くなってくると、どうしても準備に追われて慌てて出発、ということも。

過去～進行中のあらゆる情報がスマホで確認できます。
現場写真や図面はもちろん、地図や電話も管理ツールのリンクから直接操作できます。
必要な情報はいつどこからでもアクセスできるので余裕をもって準備できます。

ひとまずメモ帳に書いておきます。
事務所に戻ってからメモを見直して、段取り表やホワイトボードなどに書き写す必要があります。

★後から作業その１が発生

すぐその場で「〇〇様より見積依頼があった」と秘書に伝言します。
それだけでメモ帳に書く必要すらありません。

先方の変更希望日が来週で、その日に別案件が入っていることは手帳で把握できます。
しかしその案件の資料が無くて作業ボリュームが判断できないので、何時頃終わるか分かりません。

すぐには返答できないので、ひとまずメモしておいて、事務所に戻ってから予定を検討して折り返し連絡することにします。

★後から作業その２が発生

スマホを見て予定を確認します。
案件情報を見てすぐに作業ボリュームも大体把握できました。
予定は問題なさそうなので、すぐに先方に折り返して日程変更がＯＫなことを伝えます。

同時に秘書にも「〇〇案件の〇〇の業務日程を〇月〇日〇時に変更」と伝言しておきます。 それだけでメモ帳に書く必要すらありません。

過去の案件は事務所に戻らないと分からないので、一旦メモに書いておきます。
事務所に戻ってからバインダーに情報を書き込むことにします。

該当の過去資料がどこにあったか思いを巡らせますが、多分いくつかの段ボールをひっくり返さないと出てこないだろうな・・・という想いがよぎります。

★後から作業その３が発生

建秘書の管理ツールで案件を検索して、去年使用した部材がすぐに見つかりました。

その場ですぐ秘書に「〇〇の案件について、〇〇のときの部材を使用するようにメモしておいて」と伝言します。
これだけで過去案件の資料を漁ることもなく、部材発注もスムーズにできます。

寸法をメモに記録しておきます。
事務所に戻ってからクリアファイルやバインダーなど、所定の方法で整理します。

ただし管理方法によっては、後々必要になったとき情報にアクセスするのにかなりの労力が必要になってしまうかもしれません。

寸法をメモに記録して、その写真を撮っておきます。
さらに現場の写真もできるだけ細かく撮っておきます。

そして、その場ですぐ秘書に「〇〇の案件に写真添付しておいて」と伝言して、LINEで写真をすべて送っておきます。
これだけでもうデータ管理を気にせずに、いつでもどこからでも目的の情報にアクセスできます。

途中何度か連絡が入ったため、想定より少し時間が掛かってしまいました。
事務所に戻ってから色々と事務作業をしなければならないので急いで帰り支度をします。

現場にいながらにしてほとんどの事務処理をすませられるので、事務所に戻ってからの作業負担が少なくて済みます。

時間に余裕が持てるので、お客様に断りを得て、現場の写真を撮っておきます。
そして、その場ですぐ秘書に「〇〇の案件の作業完了、写真添付して」と伝言して、LINEで写真をすべて送っておきます。

こうしてデータが蓄積されていくと、建秘書があなたのデータプラットフォームになります。
特に施工写真や完成写真は、ホームページ／SNS／作品集、などに活用できます。

＊現場完了の際にはできるだけ写真撮影することを強くお勧めします

事務所に戻ったら、ひとまず今日連絡を受けた内容について確認しておきます。
必要な作業は以下の通りです。

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★後から作業その１：見積依頼

送られてきた図面を見る限り、サッと作成できるような案件ではありません。
2～3日以内に欲しいとのことでしたが、今日中には厳しいでしょう。

★後から作業その２：予定確認＆折り返し連絡

予定を確認して先方に折り返しの連絡をしなければなりません。

★後から作業その３：過去資料確認＆折り返し連絡

過去案件の資料を探し出して、そのとき何の部材を使用したかを確認しなければなりません。
すぐに見つかればいいのですが、少し時間が掛かりそうです。

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まだ溜まっている作業もあるので、優先順位を考えて作業をしていきます。
ひとまず連絡しなければいけないことは先に済ませます。

日中伝言した内容がすでにデジタルデータとして管理されています。
明日の予定表や工程表も作成されています。

日中の見積依頼について、送られてきた図面を見てみると、少し複雑な仕様になっていました。
しかし以前にも似た感じの案件をやったことがあります。
建秘書は過去案件の見積フォーマットデータも随時保存できるので、それを元に作成すればそれほど時間は掛からなそうです。

まだまだ事務処理作業が続きます。
今日か明日にでも深夜まで残業する必要がありそうです。

秘書との応答で今日の伝言について少しだけ補足しておきます。
あとは放置案件について少し確認して終了です。

さて、見積もほどなくして完成したので早速PDFにして送っておきました。
するとすぐに先方から連絡が来て「早いですね、助かりました。ありがとうございます！」と言われました。
信頼を高めることができて、今後の受注も良い方向に向かいそうです。